PDCAサイクルでプロジェクトを管理する

今回は、老健のリハビリ室で行なっていた「PDCAサイクルを用いたプロジェクト管理法」をご紹介しよう。…なんて言うと、高貴な事をやっているように思えるが、実際はごく単純化したプロジェクト管理法である。皆さんの参考になるか分からないので悪しからず...

エクセルで雛形を作ろう

スタッフそれぞれが抱えるプロジェクトを一覧にし、「誰が」「何を」「どうやって」「どのようなスケジュールで」「いつまでに」行なうのかを把握出来るようにした。

この用紙を使って「PLAN」を立て、「DO」で実行し、「CHECK」で評価して、「ACT」で改善を行なう。

A7サイズ。

どんな些細なことでもプロジェクトにして提示する

先ずは3つの心理学的反応を見てみよう。

① 強く意識したものを脳は勝手に探す（カラーバス）

カラーバス（color bath）という実験がある。例えば、目を閉じて頭の中で「赤」を強く想像する。そして何気なく街中を歩いてみよう。すると普段は気にも留めなかった「赤い車」「止まれの標識」「郵便ポスト」など、赤色のものが眼に飛び込んでくるようになるのだ。これはある一つのことを意識することで、その情報が無意識のうちに自分の手元に集まってくる現象のことを言う。強く意識したものを脳は勝手に探してしまう、つまりこれを「引き寄せている」と感じる訳だ。

② 重要でない情報を遮断する（RAS）

RAS（脳幹網様体賦活系）という脳の機能がある。これは「自分にとってそれほど重要でない情報を遮断する」という機能である。例えば騒がしい状態の中でも、友人の声だけを拾って聞き分けることが出来たり、人ごみの中で彼氏彼女の姿をすぐに取捨選択出来たりする機能である。脳は全ての情報を受け取るとパンクしてしまうので、入ってくる情報をRASがフィルタリングしてくれているのだ。つまり興味のあるものしか目や耳に入ってこないということだ。

③ 引き寄せの法則

2007年頃にブームが来て、本屋さんにはこの手の類似本が沢山あふれていた。自宅本棚の隅の方に眠っていたので、久しぶりに引っ張り出してきた。著者によると、「潜在意識が自分の思い描いているイメージを自発的に引き寄せる」という。

引き寄せの法則 エイブラハムとの対話 [ エスター・ヒックス ]

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これらの現象をもとに、「プロジェクト管理」を考えてみよう。

まず、自分が現在抱えている仕事をプロジェクト用紙に書き出し、全てを「吐き出す」ようにする。紙に書き出すことで、自分の仕事内容を脳に強く意識させることができ、またそれを目にする他のスタッフの脳にも同時にインプットされるのだ。すると、その紙に書かれた仕事に関する情報にアンテナが立ち、前述した「カラーバス」「RAS」などの効果で、あちこちから自然に担当者の所に情報が集まってくる（引き寄せる）ものと考える。

「CHECK（点検・評価）」「ACT（改善・処置）」を行なう事

プロジェクトを頑張って完了できたとしても、やりっぱなしではダメ。必ず完了後に振り返り評価をし、改善点について話し合うことが必要だ。そうすることで、次回のプロジェクトで同じ過ちを犯すことなく、厚みのあるプロジェクトを作成することが出来ると考える。

必ず締め切りを設ける

締め切りが無いと、プロジェクトはずるずると後回しになり、未達のまま忘れ去られていく。間延びしたプランは仕事の効率を著しく落とす。

プロジェクト締切日、つまり「目の前のタスクをいつまでに終わらせるのか」だが、これは当然ながら「出来るだけ早く終わらせる」、そして「具体的な日時（締切日）を作る」ことである。仕事をたくさん抱えていると、余裕を持ったタイムスケジュールを作りがちだが、間延びしたプランは仕事の効率を著しく落とすと考える。

「パーキンソンの法則」をご存知だろうか。これは英国の歴史学者シリル・ノースコート・パーキンソンが提唱した概念なのだが、彼は以下のように述べている。

パーキンソン

仕事の量は完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

つまり、30分で出来る仕事の締切日を「今週中」と設定すると、その仕事は「今週中、つまり1週間かかる仕事」へと膨張するという訳だ。すると次に舞い込んだ新しい仕事が、自分のスケジュールをどんどん圧迫していき、精神的にアップアップしてしまうのだ。なので「締切日の設定方法」は、「ちょっと頑張れば○○日で終わるかも…」という厳しめのラインに設定し、さらに「具体的な日時（締切日）を提示すること」が必要である。

楽しく効率よく…

とはいえ、人は心の余裕が無いままで仕事をしていると、良い仕事が出来ない上に、人に優しく出来なくなると考えている。「楽しい気持ちで仕事をすること」「効率の良い仕事をすること」、難しい舵取りだが、この2つを満たすための環境作りをしたいと強く思う。

メダリスト為末大さんが自身のブログにて、プロジェクト管理についての大切なヒントを述べていた。お暇があれば、ご一読を。

陸上メダリスト為末大さんに学ぶ「当事者意識の作り方」

https://rehabilinou.com/プロジェクト管理-プロジェクトリーダー制

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